Handbuch

Fremdstoffmeldung · Version 1.0 · Stand 07.10.2026

1. Anmelden

App öffnen. Wähle Mit Apple anmelden, Mit Google anmelden (falls angezeigt) oder Registrieren mit Name, E-Mail und Passwort (mindestens 8 Zeichen).
Bei einem bestehenden Konto im Reiter Anmelden E-Mail und Passwort eingeben.

Die Sitzung bleibt gespeichert. Du musst dich nur nach dem Abmelden oder bei abgelaufener Sitzung neu anmelden.

2. Profil ausfüllen

Einstellungen → Profil: Name, Position, E-Mail, Telefon, Firma und Adresse eintragen und mit Sichern speichern. Diese Angaben erscheinen als Absender im PDF.

3. Lieferanten und Betriebe anlegen

Einstellungen → Lieferanten verwalten → +: Firmenname (Pflicht), Ansprechpartner, eigene Kundennummer beim Lieferanten, E-Mail, Telefon, Adresse und Notizen. Die angelegten Lieferanten stehen bei jeder Meldung zur Auswahl. Mit Wischen nach links löschst du einen Eintrag.

4. Fremdstoff melden

Tippe im Reiter Meldungen auf + oder Fremdstoff melden. Die Meldung besteht aus sechs Schritten, oben zeigt ein Balken den Fortschritt.

Schritt 1 – Artikel scannen

Halte den EAN-Barcode des Artikels in den Rahmen. Erkennt die App den Code, erscheint er zur Kontrolle – Bestätigen übernimmt ihn, Abbrechen scannt erneut. Ist der Code beschädigt, kannst du die Nummer von Hand eintippen oder ohne Barcode fortfahren. Der Kamerazugriff muss erlaubt sein.

Schritt 2 – Artikel

Die App gleicht den Barcode online ab und füllt Bezeichnung, Marke und Hersteller aus. Alle Felder kannst du ändern. Wurde der Artikel nicht gefunden, trägst du die Angaben selbst ein; mit dem Schalter Artikel für andere Nutzer speichern steht er beim nächsten Scan allen zur Verfügung. Zusätzlich kannst du Hersteller in der TeamSafe-Datenbank suchen und zuordnen.

Schritt 3 – Fund

Art des Fremdstoffs (z. B. Glas, Metall, Kunststoff, Holz, Knochen, Insekt, Haar, Stein, Papier), Beschreibung (Pflicht), Größe, Farbe, Fundstelle im Produkt und betroffene Menge.

Schritt 4 – Fotos

Foto	Inhalt	Pflicht
Fremdstoff	Gefundener Fremdstoff, gut erkennbar, am besten mit Größenvergleich (z. B. Lineal)	Ja
Verpackung mit Aufdruck	Umkarton oder Verpackung mit Chargen-/Losnummer und Mindesthaltbarkeitsdatum	Ja
Beleg / Schaden / Diverses	Lieferschein, Rechnung, entstandener Schaden, Fundstelle, Palette u. a.	Nein

Tippe auf ein Feld und wähle Sofortbild mit Kamera oder Aus Fotos wählen. Danach siehst du eine Vorschau: Bestätigen übernimmt das Foto, Abbrechen verwirft es.

Schritt 5 – Angaben

Chargennummer, Mindesthaltbarkeitsdatum (optional), Zeitpunkt des Fundes, Fundort (Pflicht), Name des Melders (Pflicht, vorbelegt aus dem Profil), Lieferant bzw. Empfänger sowie Sofortmaßnahmen (z. B. Ware gesperrt) und Ergänzungen. Wurde ein Hersteller aus der Datenbank zugeordnet, kannst du ihn mit einem Tipp als Lieferant übernehmen.

Schritt 6 – Zusammenfassung

Prüfe alle Angaben und tippe auf Speichern & PDF. Die Meldung wird lokal gesichert und zum TeamSafe-Server übertragen.

5. PDF weitergeben

PDF an meine E-Mail – öffnet die Mail-App mit dem PDF im Anhang, adressiert an deine Konto-E-Mail.
PDF an [Lieferant] – wie oben, adressiert an die E-Mail des gewählten Lieferanten. Danach wird die Meldung als „Gesendet“ markiert.
Teilen – öffnet das iOS-Teilen-Menü, z. B. für WhatsApp, AirDrop oder Dateien.
Als gesendet markieren – setzt den Status von Hand.

Das PDF enthält Absender, Empfänger, Artikel, Fundbeschreibung, Ergänzungen und die Fotos auf A4-Seiten mit Seitenzahlen. Es wird auf deinem Gerät erzeugt.

Ist in der Mail-App kein Konto eingerichtet, bietet die App das Teilen-Menü an. Dort kannst du eine andere Mail-App oder WhatsApp wählen.

6. Meldungen verwalten

Die Liste zeigt Artikel, Fremdstoffart, Datum und Charge. Der Status lautet Entwurf, Fertig oder Gesendet.
Das Wolken-Symbol bedeutet: Die Meldung ist noch nicht vollständig zum Server übertragen. Das geschieht automatisch, sobald eine Internetverbindung besteht.
Nach unten ziehen aktualisiert die Liste. Mit Wischen nach links löschst du eine Meldung samt Fotos (auch auf dem Server).

7. Abmelden und Konto löschen

Einstellungen → Abmelden beendet die Sitzung und entfernt die lokalen Daten vom Gerät. Nicht übertragene Meldungen gehen dabei verloren – vorher mit Internet verbinden und die Liste prüfen. Konto löschen entfernt Profil, Lieferanten, Meldungen und Fotos dauerhaft auf Gerät und Server.

8. Hinweise für den Ernstfall im Betrieb

Fremdstoff, Produkt und Verpackung aufbewahren, nicht wegwerfen.
Betroffene Charge nach Möglichkeit sperren und dies unter Sofortmaßnahmen eintragen.
Fotos ohne Personen aufnehmen.
Interne Vorgaben (HACCP-Konzept, Meldewege) und gesetzliche Meldepflichten bleiben unberührt. Die App dokumentiert, sie ersetzt keine Pflichten.

9. Fehlerbehebung

Problem	Lösung
Scanner zeigt kein Bild	iPhone-Einstellungen → Fremdstoffmeldung → Kamera erlauben.
Artikel nicht gefunden	Daten von Hand eintragen und „Artikel für andere Nutzer speichern“ aktivieren.
Wolken-Symbol bleibt	Internetverbindung prüfen, App öffnen und Liste nach unten ziehen.
Anmeldung schlägt fehl	E-Mail und Passwort prüfen. Nach mehreren Fehlversuchen kurz warten.
Kein E-Mail-Versand	In der Mail-App ein Konto einrichten oder „Teilen“ verwenden.

Weitere Hilfe: Support.